Bouw en Uitvoering

Zorg laat besparingen liggen

Besparingen

Oorzaak: onvoldoende inzicht in kosten

Zorginstellingen in Nederland laten nog steeds aanzienlijke besparingen liggen. Belangrijkste reden: onvoldoende inzicht in de directe en indirecte kosten die het gebruik van een product of dienst gedurende de levensduur met zich meebrengt. Dit blijkt uit recent onderzoek van inkoopcoöperatie Intrakoop onder 145 zorginstellingen en 26 leveranciers aan zorginstellingen in Nederland.

Het onderzoek van Intrakoop is een vervolg op een onderzoek wat in het najaar van 2011 in België bij zorginstellingen en leveranciers is gehouden door de Vlerick Leuven Gent Management School. Met deze onderzoeken willen Intrakoop en Vlerick Management School inzicht krijgen in de mate waarin zorginstellingen het principe van Total Cost of Ownership (TCO) en leveranciers een Cost to Serve benadering hanteren.

Total Cost of Ownership

De meest opmerkelijke conclusie uit het onderzoek is dat één op de tien ondervraagde zorginstellingen geen enkel gebruik maakt van een TCO benadering. Algemeen wordt aanvaard dat Total Cost of Ownership de ‘best practice’ is voor het hebben van inzicht in de directe en indirecte kosten van een product of dienst. Volgens Frank Kaptein, directeur van Intrakoop, is de geringe implementatie van TCO in de zorg opmerkelijk. ‘Juist in een tijd dat zorginstellingen elke euro drie keer moeten omdraaien, is het cruciaal dat ook de interne kosten volledig inzichtelijk zijn. Alleen dan kan een weloverwogen beslissing worden genomen over besparingen. Dit onderzoek toont aan dat zorginstellingen bij de inkoop van middelen en diensten doorgaans goed op de hoogte zijn van de aankoopprijs, maar onvoldoende inzicht hebben in de indirecte kosten die de aanschaf en het gebruik van een product of een dienst met zich meebrengen gedurende de levensduur. Dat betekent dat zorginstellingen mogelijkheden laten liggen om besparingen te realiseren.’

Inkoop

Als volgens de TCO principes wordt ingekocht, dan heeft 65% betrekking op investeringsgoederen, 64% op medische apparatuur en 60% op wasserij- en textielvoorzieningen. TCO wordt relatief weinig toegepast op de inkoop van kantoorbenodigdheden (33%) en personeelsdiensten (26%). Indien het percentage wat van het aankoopvolume wordt ingekocht met een TCO benadering, wordt uitgesplitst naar care (verzorging) versus cure (herstel), blijkt dat ruim de helft ( 52%) van de cure-instellingen bij ten minste 40% van zijn aankoopvolume een TCO benadering hanteert. Het percentage care-instellingen dat bij minimaal 40% van zijn aankoopvolume een TCO-benadering kiest, ligt met 30% aanzienlijk lager. Wat betreft de eerder genoemde 11% van de zorginstellingen die geen TCO-benadering hanteren (zie kader), blijkt dat deze alle actief zijn in de care-sector. Onder hen bevindt zich geen enkele cure-instelling. De cure-sector lijkt hiermee de care-sector een grote stap voor te zijn bij de implementatie van TCO.

Betrokkenheid afdelingen

Bij de implementatie van een TCO-aanpak wordt bij een groot deel van de zorginstellingen de afdeling waar het gebruik plaatsvindt, actief betrokken. Bijna één op de tien zorginstellingen geeft zelf aan dat de afdeling waar het gebruik plaatsvindt, het voortouw neemt bij de implementatie van een TCO aanpak. Toch zijn er ook nog zorginstellingen waar de gebruikersafdeling helemaal niet betrokken is. Bij deze zorginstellingen is de kans op een succesvolle implementatie van een TCO benadering aanzienlijk lager. Dit kan bijvoorbeeld leiden tot een situatie waarbij de afdeling inkoop een contract afsluit met één leverancier, maar dat gebruiksafdelingen blijven afnemen bij meerdere kleinere leveranciers, hetgeen onbedoeld leidt tot hogere kosten.

Kostenveroorzakers

Er zijn aanzienlijke verschillen aan te wijzen in de mate waarin de diverse kostenveroorzakers worden meegewogen bij het nemen van een aankoopbeslissing. Dit komt onder meer doordat niet alle kosten zich even gemakkelijk laten kwantificeren. De kosteninformatie, aangereikt door de leverancier (aankoopprijs, kortingen, support, prijsstabiliteit, betalingsvoorwaarden en dergelijke), wordt in belangrijke mate meegenomen in de aankoop-beslissing. De kosten van interne handling en magazijn- en voorraadkosten daarentegen worden zeer weinig in rekening gebracht. Ook de interne selectie- en bestelkosten spelen een beperkte rol bij de aankoopbeslissing. Maar hiervan vindt ruim de helft van de care-instellingen en zelfs 67% van de cure-instellingen dat zij in de toekomst meer aandacht moeten krijgen. De invoering van contract/call off-procedures, VMI (Vendor Managed Inventory) en elektronische bestellingen zijn voorbeelden om deze kosten te drukken.

Cost to Serve

Aan de andere kant van de supply chain bevinden zich de leveranciers die leveren aan zorginstellingen. Zij besteden doorgaans veel aandacht aan de beheersing van aankoop- en productiekosten, zo blijkt uit het onderzoek. De totale kosten die gepaard gaan met de dienstverlening aan zorginstellingen (Cost to Serve), zijn daarentegen niet altijd even goed bekend. Frank Kaptein: ‘Met een Cost to Serve benadering worden deze kosten inzichtelijk gemaakt, waardoor niet alleen de winstmarge per product of dienst beter kan worden bepaald, maar ook de marge per klant. Door de competitieve markt waarin veel leveranciers zich bevinden, kunnen eisen en wensen van klanten gemakkelijk – wellicht soms té gemakkelijk – geaccepteerd worden om omzet bij zorginstellingen te waarborgen. Een voorbeeld hiervan is dat zorginstellingen, in tegenstelling tot klanten in andere sectoren, bijvoorbeeld meer eisen stellen aan levering op afdelingsniveau. Dergelijke vormen van additionele dienstverlening kunnen leiden tot een hogere Cost to Serve en daarmee de winstmarge onder druk zetten. Consequentie hiervan kan zijn dat leveranciers deze kosten aan de gehele markt doorberekenen, hetgeen er weer toe kan leiden dat zorginstellingen die geen additionele kosten veroorzaken, gemiddeld te veel betalen.’

  • 11% van de deelnemers niet
  • 32% voor 1-20% van het aankoopvolume
  • 23% voor 20-40% van het aankoopvolume
  • 19% voor 40-60% van het aankoopvolume
  • 10% voor 60-80% van het aankoopvolume
  • 5% voor 80-100% van het aankoopvolume
Intrakoop is de organisatie voor kostenbesparing in de zorg. 
De inkoopcoöperatie helpt 567 zorgorganisaties op circa 5680 locaties efficiënter te werken. De Intrakoop adviseurs zijn experts op het gebied van inkoop in de zorg. Zij zijn gespecialiseerd in energie, eten en drinken, medische artikelen en facilitaire diensten. Intrakoop is opgericht in 1959 en werkt zorgbreed.