Bouw en Uitvoering

Zorg heeft baat bij calamiteitencommunicatie

Calamiteitencommunicatie

Erasmus MC: ‘Alert en direct op de been’

Moderne zorgorganisaties investeren in calamiteitencommunicatie en interne communicatie. Zo ook het Erasmus MC in Rotterdam. Met ruim 13.000 werknemers en een capaciteit van zo’n 1300 bedden ‘s lands grootste zorginstelling. In geval van nood is het dan ook zaak om alert te reageren en personeel snel op de been te hebben.

Al sinds 2009 zet Erasmus MC Netpresenter software in bij calamiteiten. Sinds december 2010 gebeurt dat ook voor de overige interne en corporate communicatie. Juist in een medisch centrum is het van groot belang dat iedere medewerker zo snel mogelijk wordt geïnformeerd bij een calamiteit. Webmanager Vivienne van Leeuwen was samen met Reinier Etienne, communicatieadviseur, verantwoordelijk voor de invoering van Netpresenter. Zij zegt: ‘Onze ervaringen met de Emergency Alerts zijn positief. De alarmberichten worden direct gezien door onze medewerkers en, belangrijker nog, ook serieus genomen en daadwerkelijk opgevolgd. En daar gaat het natuurlijk om. In combinatie met onze omroepinstallatie is het een uiterst effectieve manier van alerteren.’

Opvolgen instructies

Uit de dagelijkse praktijk blijkt steeds weer hoe belangrijk het opvolgen van instructies is, en niet alleen bij calamiteiten. Heleen Verwijs, verantwoordelijk voor de interne communicatie bij de afdeling Intensive Care (IC) Kinderen, licht toe: ‘Als er bijvoorbeeld uit een glazen ampul vloeistof moet worden getrokken, dan moet dat met een speciale filternaald gebeuren. Om te vermijden dat er glassplinters meegaan, is het van groot belang dat iedereen weet hoe dit moet. Dit soort procedures communiceren we via de screensaver, want dan weten we dat het ook echt wordt gelezen.’

Hechtere teams

Het is snel gegaan met de uitrol van Netpresenter binnen het Erasmus MC. Vivienne van Leeuwen: ‘De afdeling IC Kinderen had voorheen een eigen screensaversysteem voor de interne communicatie. Hiervoor liepen de medewerkers steeds met een USB-stick de afdeling af om de presentatie op alle computers aan te passen. Dat was dus iedere keer een enorme klus. Netpresenter heeft daar meteen een verschil gemaakt, omdat het nu met één druk op de knop kan. Behalve om te alerteren, gebruiken we Netpresenter voor onze corporate communicatie en voor de interne communicatie van de afdelingen Communicatie, IT en IC Kinderen. Andere afdelingen zullen snel volgen.’ Etienne vult aan: ‘Het belang van snelle informatieverspreiding in geval van een calamiteit is iedereen duidelijk. Maar ook het belang van goede interne communicatie is groot. Onze medewerkers voelen zich meer betrokken bij het Erasmus MC, omdat ze goed worden geïnformeerd. En omdat er ook op afdelingsniveau meer wordt gecommuniceerd, worden de teams hechter. Zo draagt de screensaver bij aan ‘Samen & Verbinden’, de strategische koers van het Erasmus MC.’

Eigen pc

Etienne: ‘Juist in een organisatie waar lang niet iedereen een eigen pc heeft en dus niet frequent het intranet kan raadplegen, is dit een mooie en welkome manier om nog meer medewerkers te bereiken. Veel medewerkers lezen nu in het voorbijgaan even de screensaver.’

Niet meer weg te denken

Souad Zgaoui is eindredacteur van de corporate screensaver: ‘Ik hoor eigenlijk alleen maar positieve verhalen. Bijna iedereen is enthousiast over deze manier van communiceren. Ikzelf ook trouwens. Bij de lancering van de corporate screensaver was er nog enige scepsis, omdat de redactie nog niet goed was geregeld en er nog geen duidelijk beeld bestond van de toepassingsmogelijkheden. Na die opstartfase zijn steeds meer medewerkers de waarde ervan gaan inzien. Inmiddels is de screensaver niet meer weg te denken als vast onderdeel van de interne communicatiemix. Het komt zelfs steeds vaker voor dat een afdeling of projectgroep zelf met de vraag komt of bepaald nieuws op de screensaver kan worden geplaatst.’

Internal Communications Award

Dat de aanpak van het Erasmus MC loont, blijkt wel uit het feit dat de zorgorganisatie dit jaar de Internal Communications Award in de wacht sleepte. De jury beloonde het Erasmus MC vanwege de indrukwekkende manier waarop op het vlak van interne communicatie wordt samengewerkt tussen de verschillende afdelingen, waaronder de afdelingen Communicatie, IT en IC Kinderen van het medisch centrum. ‘Deze nauwe samenwerking heeft geleid tot een enorm verbeterde interne communicatie binnen Erasmus MC. Een voorbeeld hiervan is de extra aandacht die nu wordt besteed aan veiligheid op de werkvloer. Zo worden veiligheidsprocedures in korte, heldere bewoordingen regelmatig onder de aandacht gebracht via PC screensavers. Door deze herhaling blijft dit soort informatie beter hangen bij medewerkers’, aldus Frank Hoen, oprichter van AMBER Alert Nederland en directeur van softwarebedrijf Netpresenter, tijdens de uitreiking van de communicatieprijs aan de betrokken medewerkers van het Erasmus MC.

Het Erasmus MC is een internationaal erkend centrum voor patiëntenzorg, kennisoverdracht en hoogwaardige kennisontwikkeling. Er werken ruim 13.000 medewerkers en er studeren zo’n 2700 studenten. Jaarlijks worden meer dan 40.000 patiënten opgenomen, zijn er meer dan 500.000 polikliniekbezoeken en worden bijna 30.000 operaties uitgevoerd. Met ruim 20.000 internationale publicaties (1998-2009) is het wetenschappelijk onderzoek het vlaggenschip. Het Erasmus MC wil in 2013 tot de twintig beste medisch instituten ter wereld behoren.
De Communications Awards worden jaarlijks uitgereikt aan teams die op een innovatieve manier de interne of externe communicatie van hun organisatie hebben verbeterd. Eerdere winnaars van de Communication Awards zijn onder andere Regiopolitie Groningen, DSM en de Hogeschool Utrecht. Dit jaar is er voor gekozen om de Awards uit te reiken aan organisaties die middels effectieve en innovatieve communicatie de veiligheid verder hebben verbeterd.