Bouw en Uitvoering

Mantelzorgbeleid krijgt vorm

TVB Zorg - Samen verder op weg

Samen verder op weg

‘Samen verder op weg’ is een project van de Stichting Informele Zorg Twente. Het creëert duidelijke kaders voor de ontwikkeling en implementatie van mantelzorgbeleid binnen zorginstellingen. ‘Een uniek project, in meerdere 
opzichten’, aldus Alina Fazal, project-manager bij SIZ Twente.

Steeds meer zorgorganisaties doen een beroep op mantelzorgers. Nu de zorg onbetaalbaar dreigt te worden, kunnen zij in belangrijke mate de zorg ondersteunen die door professionals wordt geleverd. Inmiddels zijn er meer dan drie miljoen mantelzorgers in Nederland. Deze groep moet gekoesterd en waar mogelijk ondersteund worden. Helaas is het moeilijk om een schatting te geven van het aantal zorg-instellingen wat actief bezig is met het ontwikkelen en implementeren van mantelzorgbeleid. Alina hierover: ‘Vaak is onduidelijk welke instellingen wel of niet met mantelzorgbeleid bezig zijn. Er zijn bijvoorbeeld instellingen die op papier wel een beleid hebben, maar dit niet proactief begeleiden, zodat je het op de werkvloer niet of nauwelijks terugvindt. Ook binnen afdelingen en teams van dezelfde organisatie zie je verschillen. De ene medewerker is er wel mee bezig en de andere niet. Tegelijkertijd zijn er ook organisaties die vanuit hun eigen visie mantelzorgers betrekken, zonder dit mantelzorgbeleid te noemen. Het zit dan in hun systeem. Wat ik wel weet, is dat vrijwel elke zorginstelling er mee bezig is, mee bezig gaat of mee bezig wil gaan. Puur omdat zorgorganisaties het belang ervan inzien. En juist omdat veel instellingen niet precies weten hoe en waar ze moeten beginnen, zijn wij dit project gestart.’

Vervolg

Om zorginstellingen te ondersteunen in het proces om te komen tot mantelzorgbeleid heeft de provincie Overijssel het project ‘Samen verder op weg’ (2012-2015) mogelijk gemaakt. Het wordt uitgevoerd door de Stichting Informele Zorg Twente en is een vervolg op het project ´Onderweg naar mantelzorgparticipatie´ (2005-2007). Alina: ‘Samen verder op weg’ is een driejarig project. Het heeft als doel om zorginstellingen te ondersteunen bij het komen tot beleid voor mantelzorgers (en familie) en bij het maken van een (cultuur)omslag binnen de instelling, en om concrete afspraken te faciliteren tussen de formele en informele zorg. Hierdoor worden witte vlekken ingevuld en overlappingen voorkomen.’ Momenteel wordt het project ‘Samen verder op weg’ uitgevoerd bij Mediant, Carint Reggeland, Trivium Meulenbelt Zorg en ZorgAccent. Het project is door belangenvereniging Mezzo zelfs beschreven als ‘landelijke koploper’.

Totaaltraject

Het project ‘Samen verder op weg’ is uniek, omdat er een totaaltraject wordt opgezet. Om er voor te zorgen dat mantelzorgbeleid geen eendagsvlieg wordt, is er veel aandacht voor bewustwording, communicatie en borging. Alina legt uit: ‘Een van de bijzondere aspecten van dit project is dat medewerkers en mantelzorgers écht worden betrokken bij het komen tot mantelzorgbeleid. Niet het management en niet het projectteam bepalen hoe beleid eruit moet zien voor een team of afdeling. Het zijn de medewerkers en mantelzorgers zelf. Tijdens de bijeenkomsten die worden georganiseerd voor mantelzorgers, wordt duidelijk wat zij belangrijk vinden in het contact met een afdeling of team, en ook welke verbeterpunten ze zien. Aan medewerkers wordt hetzelfde gevraagd.’
Met dit laatste wordt van de medewerkers verlangd dat ze zich verplaatsen in de rol van mantelzorger. Daarmee worden ze zich meer bewust van hun eigen handelen. Alina verklaart: ‘Interessant is dat bepaalde verbeterpunten die mantelzorgers aandragen, ook worden aangedragen door medewerkers. Tegelijkertijd zie je dat medewerkers soms erg verbaasd zijn over bepaalde dingen, omdat ze daar gewoonweg niet bij stil hebben gestaan.’

De volgende stap is dat mantelzorgers en medewerkers met elkaar in gesprek gaan over deze verbeterpunten, en wordf gevraagd om samen met oplossingen te komen. Op deze manier komen mantelzorgers met haalbare oplossingen en krijgen ze inzicht waarom iets niet kan, of waarom iets op een bepaalde manier gebeurt. Tegelijkertijd ontstaat bij medewerkers meer begrip.

Training

SIZ Twente heeft in samenwerking met People & Process Management een speciale training ontwikkeld om medewerkers beter in staat te stellen mantelzorgers te betrekken bij de zorg. De eerste training is inmiddels gegeven en zowel de training als de trainer zijn positief ontvangen. Medewerkers vonden het fijn dat er ruimte was voor wat hen bezig hield en wat voor hen belangrijk was met betrekking tot het samenwerken met mantelzorgers. Binnen de training wordt de nadruk gelegd op het realiseren van een omslag in het denken. Andere centrale thema’s zijn het vergroten van de bewustwording bij medewerkers, zodat zij zich in kunnen leven in de mantelzorger, en het verbeteren van de manier van bejegenen en communiceren van medewerkers richting mantelzorgers. Meer informatie over de training is te vinden op People and Process Management.

Prangende vragen

Vijf jaar na de afronding van ‘Onderweg naar mantelzorgparticipatie’ proberen zorginstellingen om mantelzorg en mantelzorgers bewust een plek te geven binnen hun organisatie. Alina verklaart: ‘Om dit succesvol te doen, zullen zorgorganisaties verschillende aspecten in ogenschouw moeten nemen. Wat is de rol van de mantelzorger? Wat zijn de behoeften van mantelzorgers? Hoe kunnen instellingen mantelzorgers het beste ondersteunen? Wanneer en op welke wijze kunnen mantelzorgers worden meegenomen in het zorgproces? Hoe kunnen mantelzorgers worden ingezet om goede zorg te leveren aan de cliënt? Welke protocollen dienen te worden gewijzigd om mantelzorgers te betrekken bij de zorg en het zorgproces? Wanneer en hoe willen organisaties gebruikmaken van de ervaring van de mantelzorger? Wat hebben de medewerkers nodig om de mantelzorger te benaderen, in te zetten, en te ondersteunen? Allemaal vragen waarop instellingen zelf een antwoord moeten zien te formuleren.’

Commitment

Al snel rijst de vraag of er niet iemand is die de kar moet trekken. Een bevlogen professional, het liefst één met anagementkwaliteiten en hart voor de zorg in het algemeen en voor cliënten en bewoners in het bijzonder. Alina antwoordt: ‘Wat je in de praktijk ziet, is dat je in elk team een aantal enthousiaste deelnemers hebt, maar dat zij geen kartrekker hoeven te worden. Het traject is namelijk zo opgezet dat iedereen wordt bevorderd in de bewustwording, én verantwoordelijk wordt gemaakt. Het team komt samen met de mantelzorgers tot een uitvoeringsplan. Zij stellen zelf vast wat belangrijk is, en komen zelf met verbeterpunten en oplossingen. Om er voor te zorgen dat mantelzorgbeleid actueel wordt en blijft binnen de organisatie, wordt het team verantwoordelijk gemaakt voor het eigen handelen. Met het meetinstrument kan het team zichzelf evalueren, en verbeteringen aanbrengen. Ons doel is meer dan het tot stand brengen van mantelzorgbeleid. We willen het tot leven brengen. Het meest succesvolle resultaat is het ontstaan van een cultuur waarin mantelzorgers en medewerkers met elkaar kunnen praten, en samen kunnen werken.’

Ook het management speelt daarin een belangrijke rol. Ten eerste stellen de Raad van Bestuur en de directie de middelen beschikbaar, evenals de uren van het personeel. Het is namelijk een forse tijdsinvestering. Medewerkers die meedoen, moeten worden vrijgemaakt, en er moet vervanging voor ze worden geregeld. Bovendien is commitment op hoger niveau van groot belang, omdat hiermee het belang voor de organisatie onderstreept kan worden. Dit stimuleert teams en afdelingen om écht mee te doen, en niet bijvoorbeeld alleen voor de vorm. Daarom is er binnen het project veel ruimte voor communicatie, zowel intern als extern. ‘Het resultaat tot nu toe is dat de teams die hiermee aan de slag gaan, trots zijn dat zij dit mogen uitvoeren, en dat zij als voorbeeld voor hun collega’s gaan fungeren’, aldus een enthousiaste Alina.

Borging

Na goedkeuring van het management team van de zorg-instelling gaat het team aan de slag met het uitvoeringsplan, en na zes maanden volgt een evaluatie. Samen met de Wetenschapswinkel van de Universiteit wordt een meetinstrument ontwikkeld voor verschillende doelgroepen (medewerker, cliënt en mantelzorger/familielid) in verschillende sectoren (V&V, thuiszorg, GGZ). Dit zal worden gebruikt om de resultaten van de pilot te meten en dienen als middel voor het team om zichzelf en het eigen handelen regelmatig te evalueren. Het instrument maakt derhalve ook uit van de borging van dit project. Indien een pilot succesvol heeft gedraaid, wordt een plan van aanpak gemaakt voor implementatie in de rest van de organisatie. Alina: ‘Wat trouwens erg leuk is om te zien, is dat de deelnemende organisaties het mantelzorgbeleid breder willen uitzetten als de pilots goed uitpakken. Daar word ik dan weer enthousiast van, omdat dit echt een blijk is van commitment.’

Observaties

Op dit moment lopen de eerste pilots. Het is nog te vroeg om al een oordeel te kunnen vellen over de resultaten. Toch heeft Alina enkele observaties weten te verzamelen: ‘Heel belangrijk is dat de rol van het management niet mag worden onderschat. Medewerkers hebben te maken met zoveel veranderingen. Het uitvoeren van een dergelijke pilot zal worden ervaren als de zoveelste belasting, tenzij het management het belang ervan onderschrijft en benadrukt. Verder hebben we inmiddels vastgesteld dat mantelzorgers en familieleden persoonlijk (telefonisch of in persoon) moeten worden benaderd om deel te nemen aan de pilot. Anders zullen ze zich niet geroepen voelen om deel te nemen. Een andere observatie is dat het beter is om uit te gaan van de wensen van een zorginstelling en niet van de eigen wensen voor een ‘perfect’ beleid. Door de verantwoordelijkheid neer te leggen bij de medewerkers, ontstaat een systeem wat zichzelf in stand zal houden en zichzelf continu zal verbeteren. Tot slot doen zorginstellingen er verstandig aan om in zee te gaan met organisaties die de visie onderschrijven dat medewerkers en mantelzorgers worden betrokken bij dit traject. Alleen zo kun je beleid en praktijk met elkaar overeen laten stemmen. Wanneer andere instellingen zien welke voordelen een goed mantelzorgbeleid oplevert, zullen ze vanzelf volgen.’

Evolutie

Op de vraag hoe goed mantelzorgbeleid zich verder zal en moet ontwikkelen, antwoordt Alina Fazal: ‘In mijn visie kan een goed mantelzorgbeleid niet voor een organisatie als geheel worden opgezet. Organisatiebreed kan je een visie hebben, en kaders scheppen. Maar omdat elke afdeling anders is in termen van cliënt- of bewonerspopulatie, moet per afdeling of team worden gekeken naar de wijze waarop die visie binnen de kaders kan worden omgezet. De ene afdeling zal bijvoorbeeld mantelzorgers uitnodigen voor een behandelgesprek, terwijl een ander team dat juist niet doet omdat de meerwaarde voor de mantelzorger klein is. Geen van beide procedures is goed of fout mantelzorgbeleid. Wat belangrijk is, is dat samen wordt gekeken naar de beste ‘modus operandi’ voor de mantelzorger, de cliënt en ook de medewerker. Nadat er een uitvoeringsplan is, zouden medewerkers regelmatig moeten evalueren hoe het traject verloopt. Met alle feedback en aanwijzingen evolueert het beleid als vanzelf.’

Het laatste woord is aan Alina Fazal: ‘De eerste reacties zijn veelbelovend. De deelnemende organisaties zijn ontzettend enthousiast met dit project aan de slag gegaan. Ik verwacht dan ook dat de resultaten positief zullen zijn en dat we echt samen verder op weg kunnen gaan.’ De eerste resultaten worden begin 2014 verwacht.

  • Beleidsadvisering en toetsing
  • Procesbegeleiding
  • Inventarisatie
  • Training en scholing
  • Productontwikkeling
  • Communicatie(middelen)
  • Trajecten op maat

Steum en mantelzorg Twente